By

De Werkkostenregeling (WKR) is een regeling die werkgevers de mogelijkheid biedt om onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers te geven. Toch zijn er enkele belangrijke regels waaraan je als werkgever moet voldoen om te voorkomen dat je voor onverwachte belastingkosten komt te staan. Een van de belangrijkste aspecten van de WKR is de zogenaamde gebruikelijkheidstoets en de eindheffing van 80% bij overschrijding van de vrije ruimte. In dit blog leggen we uit hoe de WKR werkt, wat de gebruikelijkheidstoets inhoudt, en waarom de eindheffing niet altijd de duurste oplossing is.

Wat is de Werkkostenregeling?

De Werkkostenregeling biedt werkgevers de mogelijkheid om belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers te geven. Hierbij kan het gaan om vergoedingen voor bijvoorbeeld reiskosten, maaltijden, of een cadeautje voor een werknemer. De belastingvrije vergoedingen mogen echter niet boven een bepaald bedrag uitkomen, wat de zogenaamde vrije ruimte is.

De vrije ruimte wordt berekend op basis van een percentage van de loonsom (het totale bruto loon van alle medewerkers samen). In 2024 is het percentage voor de vrije ruimte 1,92% van de loonsom tot €400.000. Als je loonsom boven de €400.000 uitkomt, geldt er een lager percentage van 1,18% voor het bedrag boven dat plafond. Maar wat gebeurt er als je boven deze vrije ruimte uitkomt? Hier komt de eindheffing van 80% in beeld.

Wat is de Gebruikelijkheidstoets?

De gebruikelijkheidstoets is een belangrijk onderdeel van de WKR. Deze toets kijkt of de verstrekkingen en vergoedingen die je aan je werknemers geeft, gebruikelijk zijn binnen jouw bedrijf of sector. De Belastingdienst heeft hierbij een aantal richtlijnen over wat als “gebruikelijk” wordt beschouwd en wat niet. Dit betekent dat vergoedingen die je verstrekt, redelijk en passend moeten zijn voor het soort werk dat de werknemer verricht en het bedrijf waarvoor hij werkt. Een vergoeding van € 2.400 per werknemer wordt als gebruikelijk gezien door de belastingdienst.

Bijvoorbeeld:

• Een werknemer krijgt van zijn werkgever een laptop, maar dat geldt als een gebruikelijke verstrekking binnen het bedrijf.
• Het geven van een jaarbonus die een aanzienlijk hoger bedrag is dan de gebruikelijke bonus in de sector kan de Belastingdienst als niet gebruikelijk beschouwen, omdat het buiten de gebruikelijke vergoedingen valt.

De gebruikelijkheidstoets zorgt ervoor dat werkgevers niet ongeoorloofd grote vergoedingen verstrekken die niet in lijn zijn met de verwachtingen binnen de sector. Als blijkt dat een vergoeding buiten de gebruikelijke normen valt, kan de Belastingdienst besluiten dat de vergoeding niet onder de WKR valt en dat je belasting moet betalen over de verstrekte bedragen.

Wat gebeurt er als je de vrije ruimte overschrijdt?

Als je de vrije ruimte overschrijdt, bijvoorbeeld door te veel vergoedingen of verstrekkingen te geven, krijg je te maken met een belastingheffing over het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt. Dit wordt de eindheffing genoemd, en het belastingtarief voor deze eindheffing bedraagt 80%. Dit betekent dat als je boven de vrije ruimte uitkomt, je dus aanzienlijk meer belasting moet betalen over het overschreden bedrag.

Bijvoorbeeld: Stel je hebt een loonsom van €125.000, wat een vrije ruimte van €2400 met zich meebrengt. Je verstrekt aan je werknemers in totaal €5000 aan vergoedingen. De eerste € 2.400 van deze vergoedingen is belastingvrij, maar de resterende €2.600 valt boven de vrije ruimte en wordt belast tegen 80%. Dit betekent dat je 80% belasting moet betalen over die €2.600, oftewel €2.080 aan belasting.

Is de eindheffing van 80% echt zo duur?

Nee, dat hoeft helemaal niet zo te zijn. Als je een werknemer een netto bonus hebt beloofd van stel € 1.000 en de vrije ruimte is al volledig gebruikt. Dan betaal je 80% eindheffing, dus € 800. De totale bonus kost je als werkgever € 1.800. Maar wat als je de netto bonus van € 1.000 moet bruteren, waarbij je gebruik maakt van tarief bijzondere beloningen. Daarbij ga ik uit van een werknemer met een modaal inkomen van € 44.000. Het tarief bijzondere beloningen is dan 50,11%. Ga je de netto bonus van € 1.000 bruteren dan kom je op een brutoloon uit van € 2.004,41. In dit geval moet je voor de werknemer ook nog sociale verzekeringen betalen aan de belastingdienst van zeker 15%, deze premie wordt berekend over het brutoloon en zijn 15% x € 2.004,41 = € 300,66. De totale kosten bedragen dan € 2.305,07. De eindheffing van 80% is dus veel voordeliger en bespaart je in dit geval € 505,07.

Wat kun je doen om de eindheffing te voorkomen?

Er zijn verschillende manieren om te voorkomen dat je boven de vrije ruimte uitkomt en te maken krijgt met de eindheffing van 80%. Hier zijn enkele tips:

1. Houd de vergoedingen goed bij: Zorg ervoor dat je altijd weet hoeveel je aan vergoedingen hebt verstrekt en hoeveel van die vergoedingen al in de vrije ruimte vallen. Dit kan eenvoudig worden gedaan door gebruik te maken van een goed administratiesysteem.
2. Maak gebruik van specifieke belastingvrije vergoedingen: Sommige vergoedingen vallen buiten de vrije ruimte en zijn altijd belastingvrij. Denk bijvoorbeeld aan vergoedingen voor reiskosten of specifieke opleidingskosten. Maak gebruik van deze mogelijkheden om belasting te besparen.
3. Spreid de vergoedingen over het jaar: Als je merkt dat je aan het einde van het jaar boven de vrije ruimte uitkomt, kun je overwegen om een deel van de vergoedingen naar het volgende jaar te verschuiven, zodat je onder de drempel blijft.
4. Toets de gebruikelijkheid van vergoedingen: Voordat je vergoedingen verstrekt, is het belangrijk om te controleren of deze in lijn zijn met wat als gebruikelijk wordt beschouwd in jouw sector en bedrijf. Overweeg of je vergoedingen kunt aanpassen om ze meer in lijn te brengen met wat gangbaar is.
5. Plan vooruit: Als je weet dat je in een bepaald jaar een grote verhoging van je loonsom verwacht, kun je je strategie voor de WKR aanpassen en plannen voor de uitgaven die binnen de vrije ruimte blijven.

 Conclusie

De Werkkostenregeling vereist wel de nodige aandacht voor de administratieve kant van vergoedingen en verstrekkingen. De gebruikelijkheidstoets en de eindheffing van 80% bij overschrijding van de vrije ruimte kunnen flinke gevolgen hebben voor je belastingaangifte als je niet oplet. Met de juiste planning en controle kun je optimaal profiteren van de WKR zonder onverwachte belastingheffingen.

Voor vragen over de werkkostenregeling kun je contact opnemen met onze collega’s van de salarisafdeling.

In de zomer van 2024,  bepaald in augustus en september heeft de invoering van de Nieuwe Wet Werk en Zekerheid (NWWS) de wereld van salaris- en loonadministratie op zijn kop gezet. Met de wet die op 1 september in werking is getreden, zien bedrijven zich geconfronteerd met belangrijke veranderingen die hun administratieve processen en hun medewerkers direct beïnvloeden.

De Nieuwe Wet Werk en Zekerheid is een uitgebreide hervorming, bedoeld om de werkzekerheid te verhogen, de transparantie te verbeteren en de administratieve lasten voor werkgevers te verlagen. De wet introduceert een reeks nieuwe regels en eisen die van invloed zijn op hoe bedrijven hun salaris- en loonadministratie beheren.

Een van de meest opvallende veranderingen is de vereiste voor bedrijven om meer transparantie te bieden over hun salarisstructuren en beloningssystemen. Werkgevers moeten nu duidelijk communiceren hoe salarissen worden berekend en welke factoren van invloed zijn op salarisverhogingen. Dit betekent dat bedrijven hun loonadministratie wellicht moeten herzien om ervoor te zorgen dat alle processen en communicatie voldoen aan deze nieuwe eisen.

Daarnaast vereist de NWWS dat collectieve arbeidsovereenkomsten (cao’s) regelmatig worden herzien om te voldoen aan de nieuwe normen voor werkzekerheid en rechtvaardige beloning. Dit kan bedrijven dwingen hun cao’s en andere beloningssystemen aan te passen, wat gevolgen heeft voor hun loonadministratie.

Een andere ingrijpende verandering is de invoering van de ‘gelijke beloning’ regel. Deze regel verplicht werkgevers om ervoor te zorgen dat werknemers in vergelijkbare functies gelijk worden beloond, ongeacht geslacht, leeftijd of andere demografische kenmerken. Dit houdt in dat bedrijven hun loonadministratie moeten bijwerken om te voldoen aan deze regels en om discriminatie in beloning te voorkomen.

Verder krijgen werkgevers meer verantwoordelijkheid als het gaat om het verstrekken van gedetailleerdere salarisrapportages aan werknemers en autoriteiten. Dit verhoogt de administratieve last, maar zorgt ook voor een grotere nauwkeurigheid en transparantie in de salarisadministratie.

Voor bedrijven betekent de nieuwe wetgeving dat ze hun salaris- en loonadministratiesystemen moeten herzien om te voldoen aan de regelgeving. Hoewel dit extra kosten met zich mee kan brengen, biedt het ook de kans om de administratie te stroomlijnen en eventuele fouten of inconsistenties op te lossen. Het is cruciaal dat bedrijven hun personeel goed informeren over de wijzigingen om verwarring en juridische problemen te voorkomen.

Voor werknemers betekent de NWWS een stap richting meer transparantie en eerlijkheid in salaris- en beloningsstructuren. De nieuwe regels zorgen ervoor dat werknemers beter begrijpen hoe hun salaris wordt vastgesteld en dat zij eerlijk worden beloond voor hun werk. De gelijke beloning regel bevordert een eerlijker werkklimaat en draagt bij aan een cultuur van gelijkheid.

De invoering van de Nieuwe Wet Werk en Zekerheid brengt dus aanzienlijke veranderingen met zich mee voor de salaris- en loonadministratie. Voor bedrijven houdt dit in dat ze hun processen moeten aanpassen aan de nieuwe regelgeving, terwijl werknemers profiteren van een eerlijker en transparanter beloningssysteem. Het is belangrijk voor zowel werkgevers als werknemers om goed geïnformeerd te zijn over deze veranderingen en ervoor te zorgen dat de overgang naar de nieuwe normen soepel verloopt.

Blijf op de hoogte van verdere ontwikkelingen en begrijp goed hoe deze veranderingen jouw specifieke situatie kunnen beïnvloeden.

Prinsjesdag is geweest en 2023 nadert weer het einde en er wordt steeds meer bekend over de wijzigingen op het gebied van salaris en personeel. Hieronder vind je een overzicht van de wijzigingen per 2024 en plannen die later in zullen gaan:

1. Invoering wettelijk minimumuurloon
2. Onbelaste reiskostenvergoeding gaat omhoog
3. Vrije ruimte werkkostenregeling
4. Premie Werkhervattingskas 2024
5. Hoge of lage WW premie en meer dan 30% overwerk
6. Einde van nulurencontracten
7. Vereenvoudiging van verlofstelsel
8. Onbelast verstrekken ov-abonnementen wordt eenvoudiger

1. Invoering wettelijk minimumuurloon (ingangsdatum 1 januari 2024)

Zoals in een vorige blog al besproken gaat het wettelijk minimumloon in 2024 veranderen. Tot en met 2023 is er een wettelijk minimumloon per maand vastgesteld waarbij het niet uitmaakt of je volgens CAO of arbeidsovereenkomst 36, 38 of 40 uur moet werken. Iemand die fulltime 36 uur per week werkt ontvangt hetzelfde maandsalaris als iemand die fulltime 40 uur per week werkt.

Vanaf 1 januari 2024 komt er een wettelijk minimum uurloon. Iedereen krijgt hetzelfde uurloon. Het wettelijk minimumloon gaat uit van fulltime werkweek van 36 uur. Het maandloon op basis van het wettelijk minimumloon is afhankelijk van fulltime werkweek. Iemand die fulltime 40 uur werkt verdient ruim 11% meer dan werknemer die een fulltime werkweek van 36 uur heeft.

2. Onbelaste reiskostenvergoeding gaat omhoog (ingangsdatum 1 januari 2024)

De maximale onbelaste reiskostenvergoeding voor zakelijke kilometers* gaat per 1 januari 2024           € 0,23 per kilometer bedragen. In 2023 is dit nog € 0,21 per kilometer. Het is geen wettelijke verplichting om werknemers € 0,23 te gaan betalen. In CAO of arbeidsovereenkomst kan staan dat de vergoeding het fiscale maximale onbelaste bedrag per kilometer bedraagt en dan moet je werknemer natuurlijk wel € 0,23 per kilometer betalen.

*Woon-werk verkeer wordt ook als zakelijk gezien en voor de vaste reiskostenvergoeding mag je          € 0,23 per km betalen.

3. Vrije ruimte werkkostenregeling (ingangsdatum 1 januari 2024)

In 2023 bedraagt de vrije ruimte voor WerkKostenRegeling (WKR) tot een loonsom van € 400.000 3%, als de loonsom hoger is bedraagt de vrije ruimte 1,18%.

In 2024 zal de vrije ruimte naar beneden gaan en bedraagt de vrije ruimte 1,92% tot een loonsom van € 400.000, als de loonsom hoger is bedraagt de vrije ruimte ongewijzigd 1,18%.

4. Premie Werkhervattingskas (ingangsdatum 1 januari 2024)

De premie Werkhervattingskas (Whk) is een onderdeel van de werknemersverzekeringen die werkgevers moeten betalen over het loon van de medewerkers. De Werkhervattingskas bestaat uit WGA premie en Zw premie en is bedoeld om de loonkosten van werknemers die ziek of arbeidsongeschikt zijn te betalen. Voor kleine werkgevers wordt de premie per sector vastgesteld. Voor middelgrote werkgevers wordt de premie per sector vastgesteld waarbij rekening gehouden wordt met de ziektewet- en wga-uitkeringen van (ex-)werknemers. Voor grote werkgevers wordt de premie bepaald aan de hand van ziektewet- en wga-uitkeringen van (ex-)werknemers.

Voor kleine werkgevers gaan bijna alle premie’s omlaag in 2024. (De sectorpremie vind je op de volgende site: https://www.uwv.nl/imagesdxa/gedifferentieerde-premies-wga-en-ziektewet-2024_tcm94-451365.pdf  op pagina 4.) Goed nieuws, maar betekent dit dan ook dat de werkgevers minder kwijt zijn voor het personeel? Ja, in de meeste gevallen wel. In ieder geval wel voor medewerkers die minder dan het maximaal sociaal verzekerd loon verdienen. De premie Whk wordt berekend over het maximale sociaal verzekerd loon en dat bedroeg in 2023 € 66.956. Verdient een werknemer meer dan het sociaal verzekerd loon dan hoeft er geen premie meer afgedragen te worden over het salaris boven € 66.956. Het sociaal verzekerd loon van 2024 is op dit moment vast gesteld op € 71.624 (maar kan nog wijzigen). Werkgevers in sector Horeca catering betalen 0,52% minder premie Whk. Voor werknemers die vallen onder sector Horeca catering die € 75.000 verdienen in 2023 en 2024 betalen in 2023 € 2.022,07 premie en in 2024 betalen ze € 1.790,60 premie. Werkgevers in sector Metaal- en technische bedrijfstakken betalen 0,10% minder premie Whk. Voor werknemers die in deze sector vallen met salaris van € 75.000 betalen in 2023 € 736,52 en in 2024 € 716,24. Maar voor sectoren waarbij het verschil tussen 2023 en 2024 erg klein is kunnen dus meer moeten betalen omdat de grondslag omhoog gaat.

5. Hoge of lage WW premie en meer dan 30% overwerk (beoogde ingangsdatum 1 januari 2025)

Je mag de lage premie WW (2,64%) toepassen als werknemer een schriftelijke arbeidsovereenkomst heeft voor onbepaalde tijd waarin vast aantal uren per week is vermeld. In andere gevallen (bv oproepkracht of tijdelijke arbeidsovereenkomsten) moet je de hoge premie WW (7,64%) toepassen. Als een werknemer een schriftelijke, vast contract heeft van minder dan 35 uur per week en deze werknemer werkt gemiddeld 30% over gedurende het jaar dan moet je voor deze werknemer alsnog de hoge premie WW betalen. De grens van arbeidsovereenkomst van 35 uur per week wordt verlaagd naar 30 uur per week.

Als werknemer een contract heeft van 34,75 uur en deze werkt gemiddeld meer dan 30% over (meer dan 45,175 uur per week werkt) dan moet de hoge premie ww toegepast worden in 2023. Vanaf waarschijnlijk 2025 mag je de lage premie ww betalen gedurende het hele jaar.

6. Einde van de nulurencontracten (beoogde ingangsdatum is nog niet bekend, momenteel in behandeling)

Het wetsvoorstel dat is ingediend gaat over tijdelijke contracten, oproepcontracten en uitzendcontracten. Er zijn uitzonderingen, scholieren en studenten kunnen nog wel aangenomen worden als oproepkracht.

Tijdelijke contracten:

• nu mag je drie contracten in drie jaar geven. Na 6 maanden mag je weer drie contracten in drie jaar geven. De termijn van 6 maanden wordt verlengd naar 5 jaar.
• In cao’s mag niet meer afgeweken worden van aantal contracten en toegestane duur.
• In cao’s mag niet meer afgeweken worden van de duur bij opvolgend werkgeverschap

Oproepcontracten:

• Afschaffen van oproepcontracten, nulurencontracten zijn niet meer mogelijk en min-max contracten worden vervangen door basiscontracten met tenminste een kwartaalurennorm.
• Lage ww-premie voor basiscontracten
• Vooraf bepaalde beperkte beschikbaarheid van werknemers bij basiscontracten
• Bepaalde mate van roosterzekerheid en niet beschikbaarheid per kwartaal bij arbeidsovereenkomsten met een jaarurennorm.

Uitzendkrachten:

De arbeidsvoorwaarden van uitzendkrachten moet tenminste gelijkwaardig zijn aan de arbeidsvoorwaarden van de werknemers van het bedrijf. Het aantal contracten en duur van de contracten wordt beperkt.

7. Vereenvoudiging van verlofstelsel (beoogde ingangsdatum is nog niet bekend, behandeling in 2024)

Sinds augustus 2022 zijn er verlofregeling bijgekomen (betaald ouderschapsverlof) waarbij per regeling verschillende aanvraagtermijnen en opnamenperioden zijn. In 2024 wordt gekeken om het verlofstelsel te vereenvoudigen waarbij de doelen, aanvraagtermijnen en opnameperioden van de verlofregelingen gelijk getrokken worden (denk hierbij aan geboorteverlof, zorgverlof en ouderschapsverlof).

8. Onbelast verstrekken ov-abonnementen wordt eenvoudiger (ingangsdatum is nog niet bekend)

Dit is nog slechts een plan. Als je nu met openbaar vervoer reist mag je de daadwerkelijk gemaakte reiskosten vergoeden of aantal kilometers keer € 0,21. Je mag dus niet zo maar een ov-jaarkaart vergoeden omdat de werknemer die ook privé kan gebruiken. Alleen de zakelijke reizen mogen vergoedt worden.

Het voorstel is om in 2024 de ov-jaarkaart in zijn geheel te mogen vergoeden als de werknemer die ov-jaarkaart ook zakelijk gebruikt. Hoe de regeling er precies uit te komt te zien is nog onduidelijk.

Mocht je nog vragen hebben over bovenstaande of over andere HR- en salariszaken neem dan contact met ons op!

Jaarlijks, op 1 januari en 1 juli, stijgt het wettelijk minimumloon (WML) door indexatie. De indexatie voor 1 januari 2024 is op dit moment nog niet bekend maar zal in oktober bekend gemaakt worden.

Tot nu toe is het wettelijk minimumloon vastgesteld per maand. Vanaf 1 januari 2024 zal het wettelijk minimumloon per uur vastgesteld worden. Dat deze wijziging behoorlijke gevolgen zullen we uitleggen.

Het minimumloon wordt nu per maand vastgesteld. Om het wettelijk uurloon vast te stellen deel je het minimum maandloon door de maandelijks te werken uren volgens de CAO of bedrijfsreglement. Maandelijks te werken uren bereken je door fulltime uren per week te vermenigvuldigen met 52 weken en delen door 12 maanden. Hieronder een overzicht van het huidige wettelijk minimumloon per maand herrekend naar uurloon.

*wettelijk minimumloon vanaf 21 jaar

Iedereen die het wettelijk minimumloon ontvangt krijgt € 1.995,00 per maand, bij een fulltime werkweek van 40 uur moet je daar 173,33 uur voor werken en verdien je per uur € 11,51. Werk je fulltime 36 uur per week dan moet je voor hetzelfde loon van € 1.995,00 156 uur werken en verdien je   € 12,79 per uur.

Vanaf 1 januari 2024 wordt het wettelijk minimum uurloon ingevoerd. Dat betekent dat iedereen hetzelfde uurloon verdiend. En de overheid hanteert voor de berekening een standaard fulltime werkweek van 36 uur. Dus iedereen heeft een wettelijk minimumuurloon van € 12,79, los van de normale indexatie die volgende maand bekend wordt gemaakt. Onderstaand zie je de gevolgen voor maandloon op basis van 36, 38 en 40 uur per week. Deze uren zijn de meest gebruikte fulltime uren per week maar er zijn ook CAO’s waarin staat dat fulltime werkweek 37 of 37,5 uur is. En per bedrijf kunnen de uren ook nog verschillen.

Een werknemer die volgens CAO 40 uur per week moet werken gaat per 1 januari 2024 van
€ 1.995,00 naar € 2.216,67. Dit is een stijging van 11,11% per 1 januari. En als de indexatie van het minimumloon per 1 januari 2024 2% is stijgt het maandloon voor iemand die 40 uur werkt 13,3%.

Dit betekent een enorme stijging van de loonkosten voor werkgevers die fulltime meer dan 36 uur per week werken en medewerkers het wettelijk minimumloon betalen. Niet alleen het brutoloon gaat omhoog maar daardoor stijgen ook de werkgeverslasten (zw, ww etc.). De overheid compenseert de stijging in 2024 door tegemoetkoming lage-inkomensvoordeel van maximaal € 960 per jaar. Vanaf 2025 wordt de compensatie afgeschaft.

Heeft u nog vragen neem dan contact met ons op!

De zomervakanties voor scholieren en studenten komen er weer aan en dat betekent dat er van deze groep een aantal op zoek zal gaan naar een vakantiebaantje.

En misschien komen die ook bij jou werken.

En misschien denk je wel, waarom zou ik een contract opstellen of op laten stellen voor die oproepkracht die misschien maar een paar weken komt werken.

En misschien vind je het onzin dat je ook van de oproepkracht net zoveel gegevens aan moet leveren als voor een vaste werknemer.

In onderstaande blog zal ik uitleggen waarom het toch belangrijk is om contract op te stellen en waarom je alle gegevens aan moet leveren.

Allereerst wat moet je doen als een werknemer in dienst komt.

Je moet de werknemer identificeren. Dat doe je door middel van het ID-bewijs waarbij je

• controleert of pasfoto overeenkomt met de werknemer
• controleert of de fysieke kenmerken kloppen zoals lengte, leeftijd en geslacht
• controleert of de handtekening op ID-bewijs hetzelfde is als die op arbeidsovereenkomst of opgave gegevens voor de loonheffing
• controleert of de nationaliteit is vermeld, daarom volstaat een rijbewijs niet omdat daar geen nationaliteit op staat. Nationaliteit staat wel op paspoort of gemeentelijke ID-kaart
• controleert of het ID-bewijs nog geldig is en niet verlopen is
• controleert de echtheid van het ID-bewijs

Vraag de gegevens op voor de opgaaf loonheffing, daar moet tenminste de volgende gegevens op staan

• naam en voorletters
• geboortedatum
• burgerservicenummer (BSN)
• adres
• postcode en woonplaats (en als werknemer in buitenland woont ook woonland en regio)

Voordat een werknemer in dienst komt moet je een arbeidsovereenkomst opstellen, maar dan ben je er nog niet. Binnen een maand na indiensttreding moet je de werknemer schriftelijk informeren over de volgende zaken:

• NAW-gegevens werkgever en werknemer
• Plaats waar gewerkt wordt
• Functie van de werknemer
• Datum van in dienst treding
• Duur van de arbeidsovereenkomst bij contract voor bepaalde tijd
• Vakantie aanspraak
• Opzegtermijn
• Wat is salaris van werknemer en termijn van uitbetaling (meestal maand of 4 weken)
• Arbeidsduur per dag of per week
• Is er sprake van pensioenregeling, zo ja dan benoemen waar pensioen is afgesloten)
• Is werknemer verplicht over te werken
• Onder welke cao valt de arbeidsovereenkomst.

Nu denk je waarschijnlijk: ik heb nog geen antwoord gehad op de vraag waarom ik een arbeidsovereenkomst op moet stellen. Het antwoord daarop is dat er zonder schriftelijke arbeidsovereenkomst altijd een contract voor onbepaalde tijd is waarbij niet is geregeld dat de arbeidsovereenkomst tussentijd kan worden opgezegd. Is er geen schriftelijke arbeidsovereenkomst maar laat je de werknemer voor je werken (jij geeft werknemer opdrachten die werknemer ook uitvoert) en je betaalt hem of haar daarvoor dan is er sprake van een mondelinge arbeidsovereenkomst. En omdat er niets is vastgelegd is het een contract voor onbepaalde tijd, is er geen sprake van proeftijd en kan er nooit sprake zijn van concurrentie- of relatiebeding. En je moet aantonen dat het een oproepovereenkomst is, slaag je daar niet in dan kan de werknemer onder bepaalde omstandigheden aanspraak maken op salaris ook al heeft hij of zij niet gewerkt. Als er onduidelijkheden zijn zal een rechter (bijna) altijd in het voordeel van de werknemer beslissen.

In een arbeidsovereenkomst kun je aangeven dat contract duurt tot en met einde zomervakantie en dat het contract daarna niet verlengd zal worden.

En de tweede vraag is ook nog onbeantwoord. Waarom moet ik zoveel gegevens aanleveren? Een groot aantal gegevens hebben we nodig voor de belastingdienst en dienen opgenomen te worden in de loonaangifte. Het maakt daarbij niet uit of iemand in vaste dienst is of slechts voor één dag komt werken. Denk hierbij aan de volgende gegevens voor de werknemer:

• NAW gegevens
• BSN
• Geboortedatum
• Datum in dienst
• Contract voor bepaalde tijd of onbepaalde tijd
• Duur van contract bij contract voor bepaalde tijd
• Contracturen per week
• Hoogte salaris

Dit is slechts een kleine greep uit de gegevens die we maandelijks (of per 4 weken) naar de belastingdienst moeten sturen. De maandelijkse loonaangifte bestaat uit 36 werkgevergegevens en nog veel meer werknemersgegevens. Afhankelijk van sectorindeling en soort werknemer moeten we maandelijks tussen 36 en ruim 50 werknemersgegevens aan de belastingdienst verstrekken.

Dus per maand moeten we 72 gegevens aan de belastingdienst aanleveren en dat aantal kan oplopen tot bijna 100 gegevens per maand.

Het bankrekeningnummer moet je ook aanleveren. Het is namelijk verboden om het gehele netto loon per kas uit te betalen. Het nettoloon van tenminste het wettelijk minimum brutoloon moet per bank uitbetaald worden, dat is wettelijk geregeld.

En vaak vragen we het emailadres van de werknemer, dat is meer voor je eigen gemak. We maken dan een inlog aan voor de werknemer waardoor de werknemer altijd zijn loonstrook en jaaropgave kan raadplegen. Hoef jij de loonstrook ook niet meer te printen en af te geven aan werknemer of de loonstrook per email door te sturen. Want per mail een loonstrook sturen is natuurlijk uit den boze in het kader van de privacywetgeving.

Heb je nog vragen over deze blog of andere loongerelateerde vragen neem dan gerust contact met ons op.

Vakantiewerkers

Het is weer vakantie en dan kan het zijn dat je vakantiewerkers aan wil nemen die gedurende de zomervakantie komen werken. Maar waar moet je rekening mee houden.

Een vakantiewerker heeft net als vaste werknemers of oproepkrachten een arbeidsovereenkomst. Een schriftelijke arbeidsovereenkomst is niet verplicht maar heeft wel de voorkeur. Een vakantiewerker kan een contract voor bepaald aantal uren (fulltime of parttime) krijgen of een oproepcontract. Een vakantiekracht die jonger is dan 16 jaar mag niet zelfstandig een arbeidsovereenkomst ondertekenen, daarvoor heb je ook handtekening van ouders nodig. Vanaf 16 jaar mag werknemer zelf ondertekenen zonder handtekening van ouders.

Een vakantiewerker krijgt vaak een contract voor bepaalde tijd. Zet in contract altijd de einddatum en geef aan dat contract niet verlengd wordt als contractduur afgelopen is. Dan loopt het contract tenminste niet door als je in de vakantieperiode vergeet het contract op te zeggen.

Een vakantiewerker heeft recht op tenminste het wettelijk minimumloon, vakantiegeld en vakantie-uren. Vaak wordt het vakantiegeld en vakantie-uren maandelijks uitbetaald. Het kan zijn dat volgens  CAO een hoger loon dan het wettelijk minimumloon betaald moet worden. Bij twijfel neem contact met ons op.

Een vakantiewerker heeft dezelfde rechten en plichten als gewone werknemers. Maar let op dat er beperkingen zijn voor arbeidstijden en werkzaamheden voor jonge werknemers. Voor meer informatie kun je terecht op de site van rijksoverheid, klik HIER.

Wijzigingen per 1 en 2 augustus

In een eerdere blog zijn wijzigingen in het arbeidsrecht per 1 augustus al besproken maar hieronder volgt nog een kort overzicht van de wijzigingen per 1 augustus 2022.

• Uitbreiding informatieplicht voor werkgevers (er moeten meer zaken vastgelegd worden in contract of personeelshandboek)
• Verzoek om meer zekere en voorspelbare vorm van arbeid (bv bij oproepkrachten kan afgesproken worden dat ze alleen op maandag tot en met donderdag opgeroepen worden)
• Nevenwerkzaamhedenbeding (verbod op nevenwerkzaamheden is niet zo maar meer toegestaan behalve als er sprake is van objectieve rechtsvaardigheidsgrond)
• Scholingskostenbeding (mogelijkheden om scholingskosten op werknemer te verhalen worden beperkt)

Per 2 augustus wordt het ouderschapsverlof deels betaald verlof. Werknemers hebben recht op 9 weken gedeeltelijk betaling van het ouderschapsverlof dat wordt opgenomen voordat het kind één jaar oud is. De werknemer krijgt 70% van het dagloon (met maximum van 70% van maximumdagloon). Ouderschapsverlof kan aangevraagd worden voor wettelijke ouders, diegene die het kind erkend heeft, samenwoont met kind en het verzorgt en opvoedt of de pleegzorgouder of adoptieouder.

Opmerking CAO bepaling

Als afsluiter een opmerkelijke CAO bepaling:

“Alléén als de werkgever daarvoor toestemming geeft, wordt er alcohol geschonken.”

Toch handig dat dit in de CAO geregeld is.

Proost, en fijne vakantie!

Indien u nog vragen heeft kunt u contact opnemen, 013-4550935.

De maanden mei en juni zijn de maanden waar veel werknemers het vakantiegeld ontvangen en op vakantie gaan. Waar moet je rekening mee houden? Dit is uitgelegd in de onderstaande 9 vragen en antwoorden.

1. Is er altijd al vakantiegeld geweest?

Het vakantiegeld bestaat eigenlijk pas vanaf 1945. Tot 1910 kon je wel op vakantie maar kreeg je niet betaald, alle vakantiedagen waren onbetaald verlof. Niet werken was geen salaris. In 1910 is vakantiegeld ontstaan. Toen was het nog betaald verlof. Dus als je vakantie had kreeg je gewoon salaris. Het was dus eigenlijk geen vakantiegeld maar vakantie-verlof (of vakantie-rechten). Na de Tweede Wereldoorlog kwam daar een toeslag bij omdat veel mensen geen geld hadden om op vakantie te gaan. Toen is het vakantiegeld (ook wel vakantietoeslag of vakantiebijslag genoemd) ontstaan. In 1969 is de Wet Minimumloon en Minimumvakantiebijslag aangenomen. Vanaf 1969 was het minimale vakantiegeld 6% van het bruto jaarloon. Vanaf 1 juni 1974 werd dit 7%, vanaf 1 juni 1980 werd dit 7,5% en sinds 1 juni 1988 is het vakantiegeld 8%.

2. Is vakantiegeld altijd 8%?

Nee, het vakantiegeld is niet altijd 8%. Het vakantiegeld is tenminste 8% en maximaal drie maal het minimumloon. Maar van het laatste mogen werkgevers afwijken ten gunste van de werknemers. Ook kan in de CAO of arbeidsovereenkomst worden bepaald dat er meer dan 8% wordt betaald. In diverse agrarische CAO’s is bijvoorbeeld bepaalt dat het vakantiegeld 8,25% is. In CAO’s van Metaal en Techniek is vastgelegd dat er een minimum bedrag voor vakantiegeld is. Dus als het salaris maal 8% lager is dan het minimum vakantiegeld, dan krijgt de medewerker toch het minimum vakantiegeld.

3. Waarover wordt vakantiegeld berekend?

Het vakantiegeld wordt berekend over tenminste het brutoloon. Uitbetaling van (bovenwettelijke) vakantiedagen is brutoloon dus daarover moet ook vakantiegeld betaald worden. Over overuren hoeft niet altijd vakantiegeld betaald te worden. Dit is vaak in de CAO geregeld. De hoofdregel is als overuren tegen 100% uitbetaald worden dan moet er wel vakantiegeld over de overuren betaald worden. Geldt er een toeslag (van tenminste 8%) voor overuren dan hoeft er niet altijd vakantiegeld over overuren betaald te worden. Over bijvoorbeeld bonussen, belaste onkostenvergoedingen en dertiende maand is (meestal) geen vakantiegeld verschuldigd.

4. Wanneer moet vakantiegeld betaald worden?

De meeste bedrijven betalen ééns per jaar het vakantiegeld uit, meestal in mei of juni. Maar dat hoeft niet. Het mag ook maandelijks uitbetaald worden, de toeslag vakantiegeld moet dan wel zichtbaar zijn op de loonstrook. Je mag ook twee keer per jaar het vakantiegeld uitbetalen. De betaaldata van vakantiegeld staat in CAO of in de arbeidsovereenkomst. Je mag als werkgever niet bepalen dat het vakantiegeld later of in delen wordt betaald. Dat is alleen mogelijk als het in de Wet, CAO of arbeidsovereenkomst is bepaald.

5. Is vakantiegeld zwaarder belast dan het normale salaris?

Nee, dat is niet het geval. In Nederland kennen we een progressief belastingstelsel. Hoe meer je verdient hoe hoger het percentage belasting dat je moet betalen. En als de loonheffingskorting wordt toegepast is er over de eerste € 738 geen belasting verschuldigd. Als voorbeeld een werknemer, die loonheffingskorting toepast, met een brutoloon van € 2.500. Deze werknemer heeft recht op € 2.400 vakantiegeld. Wordt de € 2.400 in één maand bij zijn salaris opgeteld dan moet werknemer 46,94% belasting betalen over € 2.400 salaris wat hij bovenop zijn normale salaris verdient. Wordt maandelijks het vakantiegeld uitgekeerd dan betaald de werknemer over de laatste € 200 salaris maandelijks 40,96% belasting. Bij vakantiegeld wat jaarlijks uitbetaald wordt moet het tarief bijzondere beloningen toegepast worden. Bij een brutoloon van € 2.500 is jaarloon Bijzonder Tarief € 32.400. Als we in de tabel kijken naar het bijzonder tarief dan is dat 40,47% belasting. Let op dat dit voorbeeld is gebaseerd op een bruto loon van € 2.500.

6. Wat is verschil tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen?

Een werknemer heeft recht op tenminste vier keer de arbeidsduur per week. Werkt werknemer vijf dagen dan is zijn wettelijk verlof 20 dagen. In veel CAO’s en arbeidsovereenkomsten zijn meer dagen afgesproken, de zogenaamde bovenwettelijke vakantiedagen. De wettelijke vakantiedagen blijven 6 maanden geldig na afloop van het jaar. Bovenwettelijke vakantiedagen blijven 5 jaar na afloop van het jaar geldig. De wettelijke vakantiedagen die in 2021 zijn opgebouwd moeten in principe voor 1 juli 2022 zijn opgenomen. Maar wat als de medewerker de wettelijke vakantiedagen van 2021 niet heeft opgenomen, komen deze zomaar te vervallen en mag de werknemer deze dagen niet meer opnemen. Nee, zo simpel is het niet. Je moet werknemer tijdig attenderen dat hij nog niet alle wettelijke vakantiedagen van 2021 heeft opgenomen. Vervolgens moet je werknemer ook in de gelegenheid stellen de vakantiedagen op te nemen. En bij personeelstekort is het moeilijk om werknemer in de gelegenheid te stellen om vakantiedagen op te nemen. Je kunt dus niet als werkgever wachten tot 1 juli en dan vervolgens zeggen dat werknemer zijn verlofdagen kwijt is.  Hou daarom in de verlofregistratie goed bij welke vakantiedagen opgebouwd en opgenomen zijn.

7. Mag werkgever vakantie weigeren?

Nee, dat mag niet zomaar. In de meeste CAO’s en arbeidsovereenkomsten staat dat de vakantie onderling geregeld moet worden. De werkgever mag een vakantie weigeren als er gewichtige reden of een zwaarwegend bedrijfsbelang is. Dat is het geval als de vakantie leidt tot ernstige verstoring van de bedrijfsvoering. De gevolgen van de verstoring moet de werkgever afwegen tegen de gevolgen van het weigeren van de vakantie voor de werknemer. Je moet als werkgever een goede reden hebben om vakantie te weigeren. De werkgever mag de vakantie ook weigeren als de werknemer te weinig vakantiedagen heeft voor de duur van de gewenste vakantie. Een werkgever mag een vakantie ook weigeren als in de CAO of arbeidsovereenkomst staat dat de werknemer in een bepaalde periode vakantie op moet nemen of juist geen vakantie op mag nemen.

8. Mag een zieke werknemer op vakantie?

Ja, dat mag. Maar alleen als de werkgever en bedrijfsarts geen bezwaar hebben. De vakantie mag de genezing niet in de weg staan. Een zieke werknemer heeft een re-integratieverplichting. Op moment dat de zieke werknemer met vakantie is hoeft hij/zij niet aan de re-integratieverplichting te voldoen. Wat als een zieke medewerker toch op vakantie gaat zonder overleg. Dit kan gezien worden als het niet meewerken aan de re-integratieverplichting en kan het loon opgeschort of stopgezet worden.

9. Wat als medewerker ziek wordt op vakantie?

De werknemer moet ziekte direct melden bij werkgever, zijn verblijfadres doorgeven en alles nalaten wat zijn/haar herstel belemmert. De werkgever moet werknemer ziekmelden bij de Arbodienst.

Opmerkelijke bepaling uit CAO

In CAO’s staan veel bepalingen van de afspraken tussen werkgever en werknemer. Maar je kunt ook overdrijven met de bepalingen:

“Artikel 19

Toiletbezoek en beloning

De werknemer heeft recht op doorbetaling van het feitelijke loon inclusief eventuele van toepassing zijnde toeslagen gedurende de tijd dat hij tijdens werktijd het toilet bezoekt.”

Bron: CAO Slagersbedrijf 2021-2022 ttw versie 31-08-2021.

Fijne vakantie!

Indien u nog vragen heeft kunt u contact opnemen, 013-4550935.

Wat gaat er in arbeidscontracten veranderen vanaf augustus 2022

Op 1 augustus gaan er enkele zaken veranderen in arbeidscontracten. Sommige veranderingen zijn tekstuele aanpassingen van de arbeidsovereenkomsten maar terugbetalingsregeling van studiekosten en verbod op nevenwerkzaamheden is niet zo maar meer mogelijk. Als een werknemer een verzoek doet om meer voorspelbare arbeidsvoorwaarden te krijgen moet je dit binnen een maand afwijzen als je er niet aan tegemoet wil komen, anders wordt overeenkomst aangepast conform voorstel werknemer.

In 2019 heeft het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie een nieuwe richtlijn vastgesteld die arbeidsvoorwaarden binnen de lidstaten van de Europese Unie transparanter en voorspelbaarder moeten maken. Wat betekent dat voor Nederlandse wetgeving:
1. Verplichte opleidingen moeten kosteloos zijn en in werktijd plaatsvinden;
2. Recht om buiten de overeengekomen arbeidstijd arbeid te verrichten;
3. Aanpassing van de Wet flexibel werken;
4. Flexibele arbeidstijden moeten vallen binnen een vooraf afgesproken werkpatroon;
5. Uitbreiding van de verplichtingen van de werkgever tot het verstrekken van gegevens betreffende arbeidsovereenkomst aan de werknemer;
Wat zijn de consequenties van bovenstaande wijzigingen.

1. Scholing:
Er bestaat al een wettelijke verplichting om de werknemer scholing aan te bieden die noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie en voor het voortzetten van de arbeidsovereenkomst als de huidige functie komt te vervallen. Daar komt nu bij dat de werkgever verplicht is om de betreffende scholing gratis en onder werktijd aan te bieden. Dit betekent dat studiekostenbedingen die werknemers verplichten tot terugbetaling van scholingskosten als werknemer uit dienst gaat nietig zijn als het gaat om scholing die de werkgever gratis en onder werktijd moet aanbieden. Het gaat hierbij om scholingskosten op het gebied van veiligheid en bijhouden van vakbekwaamheid. Vanuit CAO’s kunnen deze opleidingen verplicht worden gesteld. Bij verplichte cursussen kun je denken aan VCA certificaten in bouw, code 95 voor chauffeurs maar ook aan permanente educatiepunten voor artsen, fysiotherapeuten, accountants en salarisadministrateurs. Dus als een medewerker uit dienst gaat mag je de scholingskosten niet meer in rekening brengen bij een eindafrekening.

2. Nevenwerkzaamheden
Het wetvoorstel verbiedt in beginsel dat in cao’s of arbeidsovereenkomsten bepalingen worden opgenomen die werknemers verbieden om arbeid te verrichten voor anderen dan de werkgever, dit geldt voor een andere werkgever werken of als zelfstandige aan de slag gaan. Uitzonderingen zijn mogelijk op grond van objectieve redenen en dat zijn
– Gezondheid en veiligheid;
– Bescherming van vertrouwelijke bedrijfsinformatie;
– Integriteit van overheidsdiensten;
– Vermijden van belangenconflicten;
– Nevenarbeid moet verenigbaar zijn met de verplichtingen van Arbeidstijdenwet.
Op basis van bovenstaande redenen mag je in arbeidsovereenkomst een verbod voor nevenwerkzaamheden opnemen. In andere gevallen mag verbod voor nevenwerkzaamheden niet meer opgenomen worden. Voor bestaande contracten met een verbod op nevenwerkzaamheden geldt na 1 augustus dat bepaling nietig is.

3. Verzoek meer voorspelbare en zekere arbeidsvoorwaarden
Aan de wet flexibel werken wordt een bepaling toegevoegd die een werknemer het recht geeft om te vragen naar meer voorspelbare en zekere arbeidsvoorwaarden. Een werknemer die 26 weken in dienst is kan dit verzoek bij de werkgever indienen. Als de werkgever het verzoek niet binnen een maand schriftelijk en gemotiveerd afwijst dan is het contract van de werknemer aangepast conform het voorstel van de werknemer.

4. Werkpatroon
Als de tijdstippen waarop arbeid moet worden verricht geheel of gedeeltelijk onvoorspelbaar zijn moeten werkgever en werknemer dagen en uren afspreken waarop de werknemer kan worden verplicht om te komen werken. Buiten de afgesproken uren kan werknemer niet verplicht worden om te komen werken. Dit is voornamelijk voor oproepkrachten een verbetering zodat ze niet altijd beschikbaar hoeven zijn om te komen werken. Er kunnen in CAO’s wel uitzonderingen gemaakt worden.

5. Wat moet in contract komen
Naast de zaken die nu al in contracten moeten worden vermeld geldt dat er per 1 april een aantal zaken bijkomen die in contracten moeten worden opgenomen. Denk hierbij onder andere aan geen vaste arbeidsplaats, aanspraken op betaald verlof (geboorteverlof, verzuimverlof en kortdurend zorgverlof), procedurele aspecten bij beëindiging van arbeidsovereenkomsten, buiten Nederland werkzaam zijn, recht op scholing en identiteit sociale zekerheidinstelling (naam van pensioenfonds).

De wet treedt op 1 augustus 2022 in werking en daarbij is bepaald dat de wet onmiddellijke werking kent. De wet wordt dan toegepast op alle bestaande arbeidsverhoudingen. Dus ook al staat er in de arbeidsovereenkomst dat een werknemer geen nevenwerkzaamheden mag verrichten dan kan dit artikel nietig verklaard worden per 1 augustus 2022. En studiekosten terug vragen aan een medewerker die na 1 augustus 2022 ontslag neemt mag niet als werknemer scholing nodig heeft om functie te vervullen.
Voor vragen neem gerust contact met ons op.