De zomervakanties voor scholieren en studenten komen er weer aan en dat betekent dat er van deze groep een aantal op zoek zal gaan naar een vakantiebaantje.

En misschien komen die ook bij jou werken.

En misschien denk je wel, waarom zou ik een contract opstellen of op laten stellen voor die oproepkracht die misschien maar een paar weken komt werken.

En misschien vind je het onzin dat je ook van de oproepkracht net zoveel gegevens aan moet leveren als voor een vaste werknemer.

In onderstaande blog zal ik uitleggen waarom het toch belangrijk is om contract op te stellen en waarom je alle gegevens aan moet leveren.

Allereerst wat moet je doen als een werknemer in dienst komt.

Je moet de werknemer identificeren. Dat doe je door middel van het ID-bewijs waarbij je

• controleert of pasfoto overeenkomt met de werknemer
• controleert of de fysieke kenmerken kloppen zoals lengte, leeftijd en geslacht
• controleert of de handtekening op ID-bewijs hetzelfde is als die op arbeidsovereenkomst of opgave gegevens voor de loonheffing
• controleert of de nationaliteit is vermeld, daarom volstaat een rijbewijs niet omdat daar geen nationaliteit op staat. Nationaliteit staat wel op paspoort of gemeentelijke ID-kaart
• controleert of het ID-bewijs nog geldig is en niet verlopen is
• controleert de echtheid van het ID-bewijs

Vraag de gegevens op voor de opgaaf loonheffing, daar moet tenminste de volgende gegevens op staan

• naam en voorletters
• geboortedatum
• burgerservicenummer (BSN)
• adres
• postcode en woonplaats (en als werknemer in buitenland woont ook woonland en regio)

Voordat een werknemer in dienst komt moet je een arbeidsovereenkomst opstellen, maar dan ben je er nog niet. Binnen een maand na indiensttreding moet je de werknemer schriftelijk informeren over de volgende zaken:

• NAW-gegevens werkgever en werknemer
• Plaats waar gewerkt wordt
• Functie van de werknemer
• Datum van in dienst treding
• Duur van de arbeidsovereenkomst bij contract voor bepaalde tijd
• Vakantie aanspraak
• Opzegtermijn
• Wat is salaris van werknemer en termijn van uitbetaling (meestal maand of 4 weken)
• Arbeidsduur per dag of per week
• Is er sprake van pensioenregeling, zo ja dan benoemen waar pensioen is afgesloten)
• Is werknemer verplicht over te werken
• Onder welke cao valt de arbeidsovereenkomst.

Nu denk je waarschijnlijk: ik heb nog geen antwoord gehad op de vraag waarom ik een arbeidsovereenkomst op moet stellen. Het antwoord daarop is dat er zonder schriftelijke arbeidsovereenkomst altijd een contract voor onbepaalde tijd is waarbij niet is geregeld dat de arbeidsovereenkomst tussentijd kan worden opgezegd. Is er geen schriftelijke arbeidsovereenkomst maar laat je de werknemer voor je werken (jij geeft werknemer opdrachten die werknemer ook uitvoert) en je betaalt hem of haar daarvoor dan is er sprake van een mondelinge arbeidsovereenkomst. En omdat er niets is vastgelegd is het een contract voor onbepaalde tijd, is er geen sprake van proeftijd en kan er nooit sprake zijn van concurrentie- of relatiebeding. En je moet aantonen dat het een oproepovereenkomst is, slaag je daar niet in dan kan de werknemer onder bepaalde omstandigheden aanspraak maken op salaris ook al heeft hij of zij niet gewerkt. Als er onduidelijkheden zijn zal een rechter (bijna) altijd in het voordeel van de werknemer beslissen.

In een arbeidsovereenkomst kun je aangeven dat contract duurt tot en met einde zomervakantie en dat het contract daarna niet verlengd zal worden.

En de tweede vraag is ook nog onbeantwoord. Waarom moet ik zoveel gegevens aanleveren? Een groot aantal gegevens hebben we nodig voor de belastingdienst en dienen opgenomen te worden in de loonaangifte. Het maakt daarbij niet uit of iemand in vaste dienst is of slechts voor één dag komt werken. Denk hierbij aan de volgende gegevens voor de werknemer:

• NAW gegevens
• BSN
• Geboortedatum
• Datum in dienst
• Contract voor bepaalde tijd of onbepaalde tijd
• Duur van contract bij contract voor bepaalde tijd
• Contracturen per week
• Hoogte salaris

Dit is slechts een kleine greep uit de gegevens die we maandelijks (of per 4 weken) naar de belastingdienst moeten sturen. De maandelijkse loonaangifte bestaat uit 36 werkgevergegevens en nog veel meer werknemersgegevens. Afhankelijk van sectorindeling en soort werknemer moeten we maandelijks tussen 36 en ruim 50 werknemersgegevens aan de belastingdienst verstrekken.

Dus per maand moeten we 72 gegevens aan de belastingdienst aanleveren en dat aantal kan oplopen tot bijna 100 gegevens per maand.

Het bankrekeningnummer moet je ook aanleveren. Het is namelijk verboden om het gehele netto loon per kas uit te betalen. Het nettoloon van tenminste het wettelijk minimum brutoloon moet per bank uitbetaald worden, dat is wettelijk geregeld.

En vaak vragen we het emailadres van de werknemer, dat is meer voor je eigen gemak. We maken dan een inlog aan voor de werknemer waardoor de werknemer altijd zijn loonstrook en jaaropgave kan raadplegen. Hoef jij de loonstrook ook niet meer te printen en af te geven aan werknemer of de loonstrook per email door te sturen. Want per mail een loonstrook sturen is natuurlijk uit den boze in het kader van de privacywetgeving.

Heb je nog vragen over deze blog of andere loongerelateerde vragen neem dan gerust contact met ons op.